Niniejsza klauzula informacyjna została przygotowana zgodnie z art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, dalej jako: RODO.

Klauzula określa zasady przetwarzania danych osobowych pacjentów, klientów, osób kontaktujących się z InGlow, osób umawiających konsultację lub wizytę, osób korzystających z usług InGlow oraz użytkowników serwisu internetowego dostępnego pod adresem: https://www.inglowmed.eu.

I. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

InGlow Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

ul. Lisowczyków 38a

25-138 Kielce

NIP: 959 176 11 19

KRS: 0000272091

REGON: 26013040000000

Numer księgi rejestrowej RPWDL: 000000305833

Organ rejestrowy: Wojewoda Województwa Świętokrzyskiego

dalej jako: Administrator albo InGlow.

Kontakt z Administratorem możliwy jest pod adresem e-mail: info@inglow.eu

Placówki InGlow prowadzą działalność pod następującymi adresami:

  1. Kielce, ul. Ściegiennego 1,
  2. Skarżysko-Kamienna, ul. Norwida 14,
  3. Chęciny, ul. Małogoska 26. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym w celu realizacji praw wynikających z RODO, można kontaktować się z Administratorem:

e-mail: info@inglow.eu

adres korespondencyjny: InGlow Sp. z o.o., ul. Lisowczyków 38a, 25-138 Kielce

II. Źródło pozyskiwania danych

Dane osobowe są co do zasady pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą.

Dane mogą zostać pozyskane również od:

  1. przedstawiciela ustawowego pacjenta lub klienta,
  2. osoby upoważnionej przez pacjenta lub klienta,
  3. osoby umawiającej wizytę w imieniu pacjenta lub klienta,
  4. osoby kupującej voucher dla innej osoby,
  5. innego podmiotu leczniczego lub medycznego- jeżeli jest to niezbędne do udzielenia świadczenia zdrowotnego, kontynuacji świadczenia, ochrony zdrowia albo realizacji obowiązków prawnych Administratora,
  6. organów lub podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów prawa.

Jeżeli dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana, Administrator przekazuje informacje wymagane art. 14 RODO najpóźniej przy pierwszym kontakcie albo w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu miesiąca od pozyskania danych, chyba że zastosowanie znajduje wyjątek przewidziany w art. 14 ust. 5 RODO.

III. Zakres stosowania klauzuli

Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju relacji z InGlow.

Inny zakres danych jest niezbędny przy zwykłej rezerwacji wizyty, inny przy zakupie vouchera, inny przy usłudze kosmetycznej lub kosmetologicznej, a inny przy świadczeniu zdrowotnym albo prowadzeniu dokumentacji medycznej.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych, co oznacza, że przetwarza wyłącznie dane niezbędne do realizacji konkretnego celu.

IV. Cele, zakres danych i podstawy prawne przetwarzania

1. Kontakt z InGlow.

Dane osobowe są przetwarzane w celu obsługi zapytania, udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji oraz kontaktu z osobą zainteresowaną usługami InGlow.

Zakres danych może obejmować:

  1. imię i nazwisko- jeżeli zostało podane,
  2. adres e-mail,
  3. numer telefonu,
  4. treść wiadomości,
  5. dane zawarte w korespondencji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze zapytań.

Formularz kontaktowy ani zwykła korespondencja e-mail nie są przeznaczone do przekazywania szczegółowych informacji o stanie zdrowia, wyników badań, informacji o chorobach, lekach, alergiach, ciąży, przeciwwskazaniach ani innych danych medycznych.

Jeżeli mimo to przekaże Pani/Pan takie dane z własnej inicjatywy, mogą one zostać przetworzone wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zapytania, ochrony zdrowia, podjęcia działań na Pani/Pana żądanie albo ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

W takim przypadku podstawą przetwarzania danych dotyczących zdrowia może być art. 9 ust. 2 lit. a RODO, tj. wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą, albo art. 9 ust. 2 lit. f RODO, jeżeli dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

2. Rezerwacja wizyty

Dane osobowe są przetwarzane w celu umówienia wizyty, potwierdzenia terminu, zmiany lub odwołania wizyty, prowadzenia kalendarza wizyt oraz kontaktu organizacyjnego.

Zakres danych może obejmować:

  1. imię i nazwisko,
  2. numer telefonu,
  3. adres e-mail,
  4. wybraną placówkę,
  5. termin wizyty,
  6. rodzaj planowanej konsultacji lub usługi,
  7. status rezerwacji, w szczególności potwierdzenie, zmianę lub odwołanie wizyty.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. podjęcie działań przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy.

W zakresie organizacji pracy gabinetów, przypomnień o wizycie i sprawnego zarządzania kalendarzem wizyt podstawą przetwarzania może być również art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora.

Na etapie zwykłej rezerwacji wizyty Administrator co do zasady nie zbiera numeru PESEL ani szczegółowych danych dotyczących zdrowia, chyba że jest to niezbędne z uwagi na charakter konkretnej usługi albo wynika z przepisów prawa.

3. Konsultacja medyczna, zabieg lekarski lub inne świadczenie zdrowotne

Dane osobowe są przetwarzane w celu przeprowadzenia konsultacji, kwalifikacji, udzielenia świadczenia zdrowotnego, wykonania zabiegu, zapewnienia bezpieczeństwa pacjenta, prowadzenia dokumentacji medycznej oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa dotyczących działalności leczniczej i praw pacjenta.

Zakres danych może obejmować:

  1. imię i nazwisko,
  2. PESEL, a w razie jego braku inny identyfikator wymagany przepisami prawa,
  3. datę urodzenia,
  4. płeć- jeżeli jest niezbędna z uwagi na charakter świadczenia albo dokumentacji,
  5. dane kontaktowe,
  6. dane dotyczące zdrowia,
  7. informacje z wywiadu medycznego,
  8. informacje o przebytych chorobach, zabiegach, przyjmowanych lekach, alergiach, przeciwwskazaniach, ciąży, karmieniu piersią albo innych okolicznościach istotnych dla udzielenia świadczenia,
  9. informacje o zaleceniach, powikłaniach, przebiegu świadczenia lub kontroli,
  10. dokumentację medyczną,
  11. dokumentację fotograficzną, jeżeli stanowi element dokumentacji medycznej albo jest niezbędna do udzielenia świadczenia, kontroli jego przebiegu, kontynuacji postępowania lub rozpatrzenia zgłoszenia.

Podstawy prawne:

  1. art. 6 ust. 1 lit. c RODO- wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków dotyczących prowadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej;
  2. art. 6 ust. 1 lit. b RODO- wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem;
  3. art. 9 ust. 2 lit. h RODO- przetwarzanie danych dotyczących zdrowia niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej, diagnozy, zapewnienia opieki zdrowotnej, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej;
  4. art. 9 ust. 2 lit. f RODO- jeżeli dane dotyczące zdrowia są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Dane dotyczące zdrowia przetwarzane na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO są przetwarzane przez osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy zawodowej albo na ich odpowiedzialność, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

4. Prowadzenie i udostępnianie dokumentacji medycznej

Dane osobowe są przetwarzane w celu prowadzenia, przechowywania, zabezpieczenia i udostępniania dokumentacji medycznej.

Zakres danych wynika z przepisów prawa dotyczących dokumentacji medycznej i może obejmować dane identyfikacyjne pacjenta, dane kontaktowe, dane dotyczące zdrowia, informacje o udzielonych świadczeniach, rozpoznaniach, zaleceniach, zgodach, dokumentacji fotograficznej oraz innych elementach dokumentacji medycznej.

Podstawy prawne:

  1. art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
  2. art. 9 ust. 2 lit. h RODO,
  3. przepisy ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta,
  4. przepisy ustawy o działalności leczniczej,
  5. przepisy wykonawcze dotyczące rodzajów, zakresu i sposobu przetwarzania dokumentacji medycznej.

Dokumentacja medyczna może zostać udostępniona pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu, osobie upoważnionej przez pacjenta oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

5. Dokumentacja fotograficzna związana z usługą

Dane osobowe w postaci wizerunku lub zdjęcia obszaru zabiegowego mogą być przetwarzane w celu:

  1. oceny stanu wyjściowego,
  2. zaplanowania usługi,
  3. udokumentowania przebiegu świadczenia lub usługi,
  4. kontroli i porównania efektów,
  5. kontynuacji postępowania,
  6. rozpatrzenia reklamacji lub zgłoszenia,
  7. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą prawną przetwarzania może być:

  1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO- jeżeli dokumentacja jest niezbędna do wykonania umowy lub usługi,
  2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO- jeżeli dokumentacja stanowi część dokumentacji medycznej albo jest wymagana przepisami prawa,
  3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO- jeżeli dokumentacja jest niezbędna do ochrony praw i interesów Administratora lub osoby, której dane dotyczą,
  4. art. 9 ust. 2 lit. h RODO- jeżeli zdjęcie stanowi element dokumentacji medycznej lub jest niezbędne do świadczenia zdrowotnego,
  5. art. 9 ust. 2 lit. f RODO- jeżeli zdjęcie obejmujące dane dotyczące zdrowia jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
  6. art. 9 ust. 2 lit. a RODO- jeżeli zdjęcie przy usłudze niemedycznej obejmuje dane dotyczące zdrowia i przetwarzanie odbywa się na podstawie wyraźnej zgody.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych. Oznacza to, że dokumentacja fotograficzna powinna obejmować wyłącznie taki zakres obrazu, jaki jest niezbędny do realizacji celu, w szczególności obszar zabiegowy, jeżeli utrwalanie całej twarzy lub sylwetki nie jest konieczne.

7. Zdjęcia marketingowe, publikacyjne, szkoleniowe i materiały „przed i po”

Zdjęcia, nagrania, wizerunek oraz materiały „przed i po” mogą być wykorzystywane wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody osoby, której dotyczą.

Zakres danych może obejmować w szczególności: wizerunek, zdjęcia lub nagrania, opis zabiegu, datę wykonania materiału oraz kanały publikacji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku danych o zdrowiu (np. stan skóry, efekty zabiegu) również art. 9 ust. 2 lit. a RODO- wyraźna zgoda.

Zgoda jest dobrowolna i nie wpływa na możliwość skorzystania z usług InGlow. Może być w każdej chwili cofnięta, co skutkuje zaprzestaniem dalszego wykorzystywania materiałów.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania materiałów dokonanego przed jej cofnięciem. Po cofnięciu zgody InGlow zaprzestaje dalszego wykorzystywania materiałów w zakresie objętym cofnięciem zgody, z zastrzeżeniem sytuacji, w których dalsze przechowywanie danych jest niezbędne do wykazania faktu udzielenia i cofnięcia zgody, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami albo wykonania obowiązków prawnych Administratora..

Zgoda powinna określać cel, zakres materiału, kanały publikacji (np. strona www, social media, reklamy), okres wykorzystania oraz możliwość cofnięcia.

InGlow stosuje zasadę minimalizacji danych – publikowane są wyłącznie materiały niezbędne do celu, w miarę możliwości bez danych identyfikujących osobę

8. Sprzedaż i realizacja voucherów

Dane osobowe są przetwarzane w celu sprzedaży, dostarczenia i realizacji vouchera, obsługi płatności, kontaktu z nabywcą lub osobą realizującą voucher, a także rozliczeń księgowych i podatkowych.

Zakres danych może obejmować:

  1. imię i nazwisko nabywcy,
  2. adres e-mail,
  3. numer telefonu,
  4. dane płatności,
  5. dane do faktury, jeżeli faktura jest wystawiana,
  6. numer lub kod vouchera,
  7. wartość vouchera,
  8. termin ważności vouchera,
  9. dane osoby obdarowanej- jeżeli zostały podane i są niezbędne do realizacji vouchera.

Podstawy prawne:

  1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO- wykonanie umowy sprzedaży lub realizacji vouchera,
  2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO- realizacja obowiązków księgowych i podatkowych,
  3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO- dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

Przy zwykłym zakupie vouchera Administrator nie zbiera PESEL ani danych dotyczących zdrowia.

9. Płatność, faktury i rozliczenia

Dane osobowe są przetwarzane w celu obsługi płatności, wystawiania dokumentów księgowych (paragonów, rachunków, faktur), prowadzenia rozliczeń oraz realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych.

Zakres danych obejmuje w szczególności: imię i nazwisko, dane firmy (jeśli dotyczy), NIP, adres, dane kontaktowe, informacje o płatności (kwota, data, metoda, status, identyfikator transakcji) oraz dane niezbędne do rozliczenia usługi, zabiegu lub vouchera.

Podstawy prawne:

  1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO- wykonanie umowy,
  2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO- obowiązki księgowe i podatkowe,
  3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO- dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

Przy obsłudze płatności, faktur i rozliczeń Administrator co do zasady nie przetwarza danych dotyczących zdrowia, chyba że wynika to z charakteru dokumentu, opisu świadczenia, reklamacji, korekty, zwrotu, dochodzenia roszczeń albo obowiązków prawnych związanych z udzielonym świadczeniem zdrowotnym.

10. Reklamacja, zgłoszenia i roszczenia

Dane osobowe są przetwarzane w celu przyjęcia i rozpatrzenia reklamacji, skargi, zgłoszenia, wniosku, prowadzenia korespondencji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Zakres danych może obejmować:

  1. imię i nazwisko,
  2. dane kontaktowe,
  3. datę i rodzaj usługi,
  4. opis zgłoszenia lub reklamacji,
  5. dokumentację dotyczącą usługi,
  6. dokumentację fotograficzną,
  7. korespondencję,
  8. dane dotyczące zdrowia- jeżeli są niezbędne do rozpatrzenia sprawy.

Podstawy prawne:

  1. art. 6 ust. 1 lit. f RODO- prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na rozpatrywaniu zgłoszeń oraz ochronie praw i interesów Administratora,
  2. art. 9 ust. 2 lit. f RODO- jeżeli przetwarzanie danych dotyczących zdrowia jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

11. Marketing bezpośredni

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych usług Administratora, w tym informowania o ofercie, promocjach, wydarzeniach, nowych usługach lub materiałach edukacyjnych.

Zakres danych może obejmować: 1. imię, 2. adres e-mail, 3. numer telefonu, 4. treść zgody, 5. datę i źródło udzielenia zgody, 6. datę cofnięcia zgody albo wniesienia sprzeciwu.

Podstawy prawne:

  1. art. 6 ust. 1 lit. a RODO- zgoda, jeżeli marketing odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej, wiadomości SMS, MMS, komunikatorów albo połączeń telefonicznych wymagających uprzedniej zgody,
  2. art. 6 ust. 1 lit. f RODO- prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu marketingu bezpośredniego własnych usług, w zakresie niewymagającym odrębnej zgody kanałowej.

Zgody marketingowe są dobrowolne, odrębne i nie mogą być zaznaczone domyślnie. Zgoda marketingowa nie jest warunkiem rezerwacji wizyty, wykonania usługi, zgody na zabieg, zakupu vouchera, zakupu pakietu ani zgody na dokumentację fotograficzną.

Przypomnienia o terminie wizyty, potwierdzenia rezerwacji, informacje o zmianie terminu albo wiadomości organizacyjne dotyczące wizyty nie stanowią marketingu, jeżeli nie zawierają treści promocyjnych.

V. Kategorie przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych, zależnie od celu przetwarzania:

  1. dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko,
  2. PESEL lub inny identyfikator- wyłącznie wtedy, gdy jest to wymagane przepisami prawa albo niezbędne do prowadzenia dokumentacji medycznej lub prawidłowej identyfikacji pacjenta,
  3. data urodzenia i płeć- wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne z uwagi na charakter świadczenia, usługi lub dokumentacji,
  4. dane kontaktowe, w szczególności numer telefonu, adres e-mail, adres korespondencyjny,
  5. dane dotyczące rezerwacji, wizyty lub usługi,
  6. dane dotyczące zdrowia- wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia zdrowotnego, bezpiecznego wykonania usługi, prowadzenia dokumentacji, reklamacji albo roszczeń,
  7. dane zawarte w dokumentacji medycznej,
  8. dane zawarte w dokumentacji usług niemedycznych,
  9. dokumentację fotograficzną,
  10. dane dotyczące płatności, voucherów i pakietów,
  11. dane rozliczeniowe i fakturowe,
  12. dane marketingowe, w szczególności informacje o udzielonych i cofniętych zgodach,
  13. dane zawarte w korespondencji, reklamacjach, zgłoszeniach i wnioskach.

VI. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

  1. osoby wykonujące zawody medyczne oraz osoby współpracujące z Administratorem przy udzielaniu świadczeń zdrowotnych,
  2. osoby wykonujące usługi kosmetologiczne, kosmetyczne,
  3. personel recepcyjny, administracyjny i pomocniczy,
  4. dostawcy usług IT, hostingu, poczty elektronicznej, systemów rezerwacji, systemów SMS, systemów obsługi płatności, kopii zapasowych i zabezpieczeń,
  5. banki, operatorzy płatności i inne podmioty obsługujące płatności,
  6. biuro rachunkowe, doradcy podatkowi, kancelarie prawne, ubezpieczyciele i audytorzy,
  7. operatorzy pocztowi, firmy kurierskie i podmioty obsługujące korespondencję,
  8. podmioty medyczne, diagnostyczne, laboratoryjne lub konsultacyjne, jeżeli jest to niezbędne do udzielenia świadczenia zdrowotnego, kontynuacji świadczenia, ochrony zdrowia albo realizacji obowiązków prawnych,
  9. dostawcy narzędzi marketingowych, jeżeli dana osoba wyraziła odpowiednią zgodę albo istnieje inna właściwa podstawa prawna,
  10. organy publiczne i inne podmioty uprawnione do dostępu do danych na podstawie przepisów prawa, w szczególności sądy, prokuratura, Policja, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Rzecznik Praw Pacjenta, Narodowy Fundusz Zdrowia albo inne właściwe organy.

Odbiorcy danych mogą działać jako:

  1. podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora,
  2. odrębni administratorzy danych,
  3. współadministratorzy- jeżeli z okoliczności danego procesu wynika wspólne decydowanie o celach i sposobach przetwarzania danych.

W przypadku podmiotów przetwarzających dane w imieniu Administratora zawierane są umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.

Administrator nie zakłada automatycznie, że każdy odbiorca danych jest podmiotem przetwarzającym. Rola danego odbiorcy zależy od charakteru świadczonej usługi, zasad współpracy oraz obowiązujących przepisów prawa.

VII. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dane przetwarzane w ramach dokumentacji medycznej i dokumentacji usług świadczonych w gabinetach nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że jest to związane z korzystaniem z określonych dostawców usług informatycznych, chmurowych, komunikacyjnych, analitycznych, marketingowych lub innych narzędzi technicznych.

Jeżeli dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie nastąpi wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności: 1. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, 2. standardowych klauzul umownych, 3. innego mechanizmu dopuszczalnego na podstawie RODO.

Szczegółowe informacje o ewentualnych transferach poza EOG związanych z narzędziami cookies, analitycznymi, reklamowymi, systemami rezerwacji lub innymi dostawcami usług powinny zostać wskazane w odrębnej Polityce prywatności, Polityce cookies albo wykazie dostawców po przeprowadzeniu audytu technicznego.

VIII. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo okres potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

W szczególności:

  1. dane z formularza kontaktowego i korespondencji są przechowywane przez okres obsługi zapytania, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu korespondencji albo zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
  2. dane rezerwacyjne są przechowywane do odbycia, odwołania albo rozliczenia wizyty, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
  3. dokumentacja medyczna jest przechowywana przez okres wynikający z przepisów prawa, co do zasady przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych przepisami prawa;
  4. dokumentacja medyczna w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;
  5. dokumentacja medyczna dotycząca dzieci do ukończenia 2. roku życia jest przechowywana przez okres 22 lat;
  6. zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza dokumentacją medyczną są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;
  7. skierowania na badania lub zlecenia lekarza są przechowywane przez okresy wynikające z przepisów dotyczących dokumentacji medycznej;
  8. dokumentacja usług kosmetologicznych, kosmetycznych niemających charakteru dokumentacji medycznej jest przechowywana przez okres wykonania usługi oraz okres niezbędny do obsługi reklamacji albo ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
  9. fotografie stanowiące część dokumentacji medycznej są przechowywane przez okres właściwy dla dokumentacji medycznej;
  10. fotografie dokumentujące usługę niemedyczną są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w tym obsługi reklamacji i roszczeń;
  11. fotografie marketingowe, publikacyjne, szkoleniowe i materiały „przed i po” są przechowywane do czasu cofnięcia zgody albo przez okres wskazany w treści zgody;
  12. dane dotyczące voucherów są przechowywane przez okres realizacji vouchera, rozliczenia płatności, obowiązków księgowych i podatkowych oraz okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
  13. dane dotyczące pakietów są przechowywane przez okres realizacji pakietu, rozliczenia płatności oraz okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
  14. dokumenty księgowe i podatkowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego;
  15. dane reklamacyjne i dane dotyczące roszczeń są przechowywane przez okres rozpatrywania sprawy oraz przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
  16. dane marketingowe są przechowywane do czasu cofnięcia zgody albo wniesienia sprzeciwu;
  17. dowody udzielenia i cofnięcia zgód są przechowywane przez okres niezbędny do wykazania zgodności działań Administratora z prawem.

Dwudziestoletni okres przechowywania dotyczy dokumentacji medycznej. Nie jest automatycznie stosowany do każdej dokumentacji usług kosmetycznych, kosmetologicznych, jeżeli dokumentacja ta nie stanowi dokumentacji medycznej w rozumieniu właściwych przepisów.

IX. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługują Pani/Panu następujące prawa, w przypadkach i zakresie określonych w RODO:

  1. prawo dostępu do danych osobowych,
  2. prawo uzyskania kopii danych,
  3. prawo sprostowania danych,
  4. prawo usunięcia danych,
  5. prawo ograniczenia przetwarzania,
  6. prawo przenoszenia danych,
  7. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
  8. prawo wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego,
  9. prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody,
  10. Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

X. Dobrowolność lub obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w określonych przypadkach może być niezbędne do:

  1. obsługi zapytania,
  2. rezerwacji wizyty,
  3. kontaktu organizacyjnego,
  4. wykonania usługi,
  5. przeprowadzenia konsultacji lub kwalifikacji,
  6. udzielenia świadczenia zdrowotnego,
  7. prowadzenia dokumentacji medycznej,
  8. prowadzenia dokumentacji związanej z usługą,
  9. sprzedaży lub realizacji vouchera,
  10. sprzedaży lub realizacji pakietu,
  11. obsługi płatności,
  12. wystawienia faktury lub rachunku,
  13. rozpatrzenia reklamacji,
  14. dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
  15. realizacji obowiązków prawnych Administratora.

Brak podania danych niezbędnych do realizacji danego celu może uniemożliwić obsługę zapytania, rezerwację wizyty, wykonanie usługi, udzielenie świadczenia zdrowotnego, prowadzenie wymaganej dokumentacji, wystawienie dokumentu księgowego albo rozpatrzenie zgłoszenia.

W zakresie dokumentacji medycznej podanie danych wymaganych przepisami prawa jest niezbędne do udzielenia świadczenia zdrowotnego i prowadzenia dokumentacji medycznej.

XI. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

XII. Postanowienie końcowe

Administrator może aktualizować niniejszą klauzulę w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu usług, zmiany organizacji udzielania świadczeń lub usług, zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych, zmiany kategorii odbiorców danych albo zmiany danych Administratora.

Aktualna wersja klauzuli jest dostępna w gabinetach InGlow oraz na stronie internetowej InGlow.

Data ostatniej aktualizacji

14.10.2026